La transformation numérique des ressources humaines s’est considérablement accélérée depuis 2022, et avec elle, la question du stockage sécurisé des documents sensibles est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises de toutes tailles. Arkevia s’est imposé dans ce contexte comme une solution de référence sur le marché français. Mathieu a 43 ans et dirige une PME de 120 salariés dans le secteur de la logistique à Rouen. Avant de déployer arkevia dans son entreprise, il gérait encore les bulletins de paie par courrier ou par email non sécurisé, avec les risques de perte, de fuite de données et de non-conformité RGPD que cela impliquait. Deux ans après l’implémentation, il considère ce changement comme l’une des décisions les plus impactantes qu’il ait prises pour son service RH. Son expérience illustre fidèlement ce que vivent des milliers de dirigeants et de responsables RH français qui cherchent à moderniser leur gestion documentaire sans complexifier leur organisation.
| 📋 Essentiel à retenir | Détail |
|---|---|
| 🏢 Éditeur | Cegedim SRH, filiale du groupe Cegedim, acteur majeur du logiciel RH en France |
| 📄 Usage principal | Coffre-fort numérique pour la distribution et l’archivage de bulletins de paie et documents RH |
| 🔐 Sécurité | Chiffrement AES 256 bits, authentification 2FA, serveurs localisés en France |
| 📜 Certifications | ISO 27001, NF Z42-013, NF Z42-020, SOC 2, SOC 3, HDS |
| 🏛️ Conformité légale | Conservation garantie 50 ans (article D3243-8), conformité RGPD et CNIL |
| 🌐 Interface salarié | Espace personnel MyArkevia, accessible 24h/24 sur ordinateur, smartphone et tablette |
| 💰 Modèle tarifaire | Facturation à l’acte ou par abonnement, tarif dégressif selon le volume de salariés |
| ⚡ Gain documenté | Réduction des délais de distribution des bulletins de paie jusqu’à 46 % |
Arkevia, c’est quoi ? Portrait d’un coffre-fort numérique conçu pour les RH
Pour comprendre pourquoi arkevia s’est imposé comme une référence sur le marché français du coffre-fort numérique d’entreprise, il faut d’abord comprendre le problème qu’il résout et pour qui il a été conçu.
Arkevia est édité par Cegedim SRH, filiale spécialisée dans les logiciels de gestion des ressources humaines du groupe Cegedim. Ce positionnement sectoriel est fondamental : contrairement aux solutions de stockage cloud généralistes, arkevia a été conçu spécifiquement pour répondre aux contraintes légales et opérationnelles de la gestion documentaire RH en France. Il ne s’agit pas d’un simple espace de stockage en ligne mais d’un système d’archivage électronique à valeur probante, ce qui signifie que les documents qui y sont déposés ont une valeur juridique reconnue devant les tribunaux français.
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Le fonctionnement du système repose sur un modèle en deux composantes distinctes. Du côté de l’entreprise, l’employeur ou le responsable RH dispose d’une interface d’administration depuis laquelle il pilote le déploiement, paramètre les accès et initie les envois de documents. Du côté du salarié, chaque collaborateur dispose de son espace personnel baptisé MyArkevia, accessible de façon permanente et indépendante de l’entreprise, y compris après une rupture du contrat de travail.
Mathieu avait précisément été séduit par cette dernière caractéristique. Avant arkevia, plusieurs de ses anciens salariés l’avaient contacté des années après leur départ pour demander la recopie de bulletins de paie perdus ou effacés. Avec le système actuel, chaque collaborateur est autonome pour accéder à l’intégralité de ses documents historiques, sans aucune intervention du service RH.
Voici les catégories de documents que les entreprises peuvent déposer et gérer via arkevia :
- Les bulletins de paie, archivés automatiquement à chaque cycle de paie, sans aucune intervention manuelle après le paramétrage initial.
- Les documents contractuels : contrats de travail, avenants, documents de fin de contrat.
- Les documents administratifs personnels que les salariés peuvent eux-mêmes déposer dans leur coffre, comme les pièces d’identité, les justificatifs de domicile ou les attestations diverses.
Arkevia et la sécurité des données : ce que garantissent les certifications
La question de la sécurité est au cœur de toute décision d’adoption d’un coffre-fort numérique en entreprise. Sur ce point, arkevia peut s’appuyer sur un socle certificationnel parmi les plus solides du marché français, qui constitue l’un de ses principaux arguments différenciants face aux solutions concurrentes.
L’infrastructure technique d’arkevia repose sur des serveurs exclusivement localisés en France, ce qui garantit que les données ne quittent pas le territoire national et restent soumises au droit français. Ce point est particulièrement important pour les entreprises soumises à des contraintes de souveraineté des données ou qui traitent des informations particulièrement sensibles.
| 🏅 Certification | Ce qu’elle garantit | Impact pour l’entreprise |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Système de management de la sécurité de l’information | Référence internationale pour la sécurité globale du SI |
| NF Z42-013 | Archivage électronique à valeur probante | Valeur juridique des documents archivés reconnue en France |
| NF Z42-020 | Conditions de création et de maintenance des documents numériques | Conformité aux exigences légales françaises de conservation |
| SOC 2 / SOC 3 | Contrôles de sécurité, disponibilité, confidentialité | Référence internationale, rassure les auditeurs |
| HDS | Hébergement de données de santé | Pertinent si l’entreprise gère des données médicales (arrêts maladie, etc.) |
Le chiffrement des données utilise l’algorithme AES 256 bits, le standard recommandé par l’ANSSI pour la protection des données sensibles. Chaque document déposé est chiffré avant stockage, ce qui signifie qu’il est illisible sans les clés de déchiffrement, inaccessibles à toute personne non autorisée, y compris les équipes techniques de l’hébergeur.
L’authentification à double facteur (2FA) est disponible pour renforcer la protection des accès individuels. En plus du mot de passe classique, une deuxième vérification par SMS ou application d’authentification est requise, ce qui réduit drastiquement le risque de compromission d’un compte par simple vol ou divination de mot de passe.
La traçabilité exhaustive des accès est une fonctionnalité que Mathieu a particulièrement valorisée lors de son audit de conformité RGPD. Chaque consultation, chaque téléchargement et chaque modification est horodaté et consigné dans un journal d’audit, ce qui permet de démontrer à tout moment qui a accédé à quoi et quand. Ce niveau de traçabilité est indispensable pour les entreprises qui doivent répondre aux exigences de la CNIL en matière de gestion des données personnelles des salariés.
L’espace MyArkevia du côté du salarié : ce que l’utilisateur final voit concrètement
Comprendre l’expérience du salarié est essentiel pour mesurer la valeur réelle d’arkevia dans le quotidien d’une organisation. C’est souvent la qualité de cet espace personnel qui détermine le taux d’adoption réel de la solution après déploiement.
L’espace MyArkevia est accessible depuis n’importe quel appareil connecté : ordinateur de bureau, ordinateur portable, smartphone Android ou iOS, tablette. L’accès se fait via un navigateur web standard, sans installation d’application dédiée obligatoire. Pour les salariés moins à l’aise avec la technologie, cette accessibilité universelle représente un frein considérable en moins.
Dès que le salarié se connecte à son espace, il trouve ses bulletins de paie archivés automatiquement par l’employeur, classés chronologiquement et consultables ou téléchargeables en PDF en quelques secondes. Une fonctionnalité appréciée est le partage sécurisé : le salarié peut générer un lien temporaire vers un document spécifique pour le transmettre à un tiers (une banque pour un dossier de prêt immobilier, une administration pour une démarche officielle) sans avoir à fournir ses identifiants de connexion ni exposer l’ensemble de son coffre.
La pérennité de l’accès est l’un des atouts les plus souvent cités par les utilisateurs. Même après avoir quitté une entreprise utilisant arkevia, le salarié conserve l’accès à son espace personnel pendant toute la durée légale de conservation, soit cinquante ans conformément à l’article D3243-8 du Code du travail. Si un même salarié travaille successivement pour deux entreprises utilisant arkevia, il disposera de deux espaces distincts, chacun lié à son contrat employeur spécifique.
Ce que les entreprises gagnent concrètement à déployer arkevia
Pour revenir à l’expérience de Mathieu, les bénéfices observés après deux années d’utilisation se répartissent en trois dimensions complémentaires.
La première est la réduction des charges opérationnelles. L’automatisation du flux entre le logiciel de paie et arkevia a supprimé les tâches manuelles de distribution des bulletins, les impressions, les affranchissements et le traitement des retours. La réduction documentée des délais de distribution atteint 46 % selon les retours collectés auprès d’entreprises utilisatrices, ce qui représente pour une organisation de 120 salariés plusieurs heures de travail administratif économisées chaque mois.
La deuxième est la réduction des risques de non-conformité. Avant arkevia, Mathieu ne pouvait pas démontrer avec certitude que chaque salarié avait bien reçu son bulletin de paie. Avec le coffre-fort numérique, chaque dépôt est horodaté et une notification est envoyée automatiquement au salarié, créant une preuve de mise à disposition juridiquement opposable.
La troisième est la satisfaction des collaborateurs. Les salariés apprécient d’avoir accès permanent à leurs documents sans avoir à contacter le service RH pour une recopie, et la possibilité de déposer leurs propres documents personnels dans un espace sécurisé que l’employeur ne peut pas consulter.
| 🏢 Bénéfice | Pour l’employeur | Pour le salarié |
|---|---|---|
| Automatisation | Zéro intervention manuelle après paramétrage | Documents reçus instantanément |
| Conformité légale | Preuve de mise à disposition opposable | Conservation 50 ans garantie |
| Sécurité | Chiffrement AES 256, traçabilité complète | Accès personnel et permanent |
| Accessibilité | Tableau de bord RH centralisé | Accès 24h/24 depuis tout appareil |
| Continuité | Accès maintenu après départ du salarié | Indépendance vis-à-vis de l’employeur |
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Modèle tarifaire et intégration technique : ce que les décideurs doivent anticiper
Le modèle économique d’arkevia est conçu pour s’adapter à des organisations de tailles très différentes. La facturation peut prendre deux formes : à l’acte, selon le nombre de documents déposés chaque mois, ou par abonnement mensuel. Les entreprises en croissance rapide y trouvent un avantage structurel : le tarif unitaire diminue mécaniquement à mesure que l’effectif augmente, suivant un modèle dégressif par paliers.
Un point d’attention que Mathieu conseille de ne pas négliger est le coût de mise en place initial. L’interfaçage entre arkevia et le logiciel de paie existant nécessite une phase de paramétrage technique qui peut impliquer des frais de mise en service selon la complexité de l’environnement RH. Cette étape est toutefois unique et conditionne la fluidité de toute l’automatisation ultérieure.
Les fonctionnalités standard incluses dans l’offre de base comprennent l’accès web et mobile, le stockage sécurisé avec chiffrement, les notifications automatiques aux salariés et l’archivage à valeur probante. Les options avancées, comme le partage sécurisé par lien temporaire ou la gestion multi-sites pour les groupes à plusieurs entités juridiques, sont généralement disponibles dans les formules supérieures.
L’intégration avec les principaux logiciels de paie du marché français (Sage, Cegid, Silae, ADP, HR Access) est native ou documentée, ce qui simplifie considérablement le déploiement pour les entreprises qui utilisent déjà l’un de ces outils. Pour les systèmes plus spécifiques, une prestation d’interfaçage sur mesure peut être nécessaire.
Arkevia représente aujourd’hui une réponse mature et certifiée à un besoin réel que la numérisation des ressources humaines a rendu incontournable. Pour les entreprises françaises qui distribuent encore leurs bulletins de paie par courrier ou par email, la question n’est plus vraiment de savoir si elles vont adopter un coffre-fort numérique, mais quand et avec quel prestataire. Mathieu, dont le service RH traite désormais 120 bulletins par mois sans aucune intervention manuelle, résume la situation avec une formule simple : « Ce n’est pas une dépense, c’est une infrastructure que j’aurais dû mettre en place dix ans plus tôt. »
FAQ : questions fréquentes sur arkevia non abordées dans l’article
La création du compte salarié sur arkevia ne nécessite aucune démarche de votre part. C’est l’employeur ou le service RH qui initie l’activation en renseignant votre adresse email professionnelle ou personnelle dans le système d’administration. Vous recevez alors un email d’invitation contenant un lien d’activation valable 30 jours, depuis lequel vous définissez votre mot de passe. Si vous n’avez pas reçu cet email, vérifiez vos spams avant de contacter votre service RH.
Depuis la page de connexion de MyArkevia, un lien « Mot de passe oublié » vous permet de déclencher un processus de réinitialisation. Un email de réinitialisation est envoyé à l’adresse associée à votre compte. Si vous n’avez plus accès à cette adresse email (changement d’opérateur, départ de l’entreprise), il faut contacter le support arkevia via le formulaire disponible sur le site officiel en fournissant une pièce d’identité pour vérification.
Arkevia est principalement dimensionné pour les PME et les ETI, mais des formules adaptées aux petites structures existent. Pour une TPE de moins de 10 salariés, le rapport coût-bénéfice mérite d’être évalué en comparaison avec des solutions alternatives moins spécialisées. Le coût de l’interfaçage initial peut peser proportionnellement plus pour une très petite structure. Certains experts-comptables proposent d’inclure arkevia dans leur offre de services de paie externalisée.
Oui, à condition que le processus d’archivage ait été respecté. La certification NF Z42-013 garantit que les documents archivés dans arkevia répondent aux exigences légales françaises relatives à la conservation des documents électroniques avec valeur probante. Cela signifie que leur intégrité est garantie et que leur authenticité peut être démontrée en cas de litige. Cette valeur probante est particulièrement importante pour les bulletins de paie en cas de contestation de calcul ou de litige prud’homal.
MyArkevia permet aux salariés de déposer leurs propres documents personnels (pièces d’identité, justificatifs divers) dans leur espace. En revanche, l’utilisation d’arkevia pour la gestion documentaire d’entreprise au-delà des documents RH (contrats commerciaux, documents comptables) dépasse l’usage pour lequel la solution a été conçue. Des solutions d’archivage électronique d’entreprise plus généralistes (comme Yousign, DocuSign Archive, ou les GED d’entreprise) sont mieux adaptées à ces besoins.
